文件編制也不可或缺，要制定能源管理手冊，它如同企業能源管理的 “總綱”，闡述能源方針、目標以及管理體系的整體架構與要求 。像北京某電子制造企業，在手冊中明確提出 “在未來三年內，將單位產品耗電量降低 10%” 的能源目標，并圍繞此目標規劃管理策略。同時，編寫程序文件和作業指導書，對能源評審、采購、計量、統計等具體活動制定詳細操作流程和規范，確保各項能源管理工作有章可循 。

人員培訓也至關重要，它能提升全員能源管理意識與專業技能。對能源管理小組成員進行深度培訓，使其精通標準條款和認證流程，能熟練運用能源管理工具和方法 。對于普通員工，開展普及性培訓，如舉辦節能知識講座，發放節能宣傳手冊，讓員工了解日常工作中的節能要點，像隨手關燈、合理設置空調溫度等，從細微處助力企業節能降耗。

（二）申請階段

選擇認證機構是這一階段的關鍵。企業要挑選經國家認證認可監督管理委員會（CNCA）批準、具備中國合格評定國家認可委員會（CNAS）認可資質的認證機構。企業可通過 CNCA 官網查詢機構資質，參考同行評價、認證機構過往業績等信息，綜合考量后做出選擇。

提交申請材料時，需準備齊全營業執照副本、能源管理體系文件（手冊、程序文件、作業指導書等）、能源消耗統計報表、主要耗能設備清單及性能參數等資料 。以北京一家機械制造企業為例，在提交申請材料前，安排專人對材料進行仔細核對和整理，確保材料完整、準確，避免因材料問題影響認證進度。認證機構收到申請后，會進行合同評審，評估企業申請材料，確認認證范圍、審核時間、費用等關鍵事項，雙方達成一致后簽訂認證合同，正式開啟認證流程 。

（三）審核環節

文件審核是審核的第一關，認證機構審核員會對企業提交的能源管理體系文件進行細致審查，判斷文件是否符合標準要求，文件之間是否協調一致、具備可操作性 。比如審核能源方針是否與企業戰略方向和實際運營相符，能源目標設定是否合理且可測量，程序文件是否涵蓋關鍵能源管理活動流程等。若文件存在問題，審核員會提出詳細修改意見，企業需及時修訂完善，直至文件審核通過 。