編寫程序文件，程序文件是管理手冊的支持性文件，它詳細(xì)規(guī)定了各項管理活動的流程和方法。例如，在質(zhì)量管理體系中，程序文件可以包括文件控制程序、質(zhì)量記錄控制程序、內(nèi)部審核程序、管理評審程序、采購控制程序、生產(chǎn)過程控制程序、產(chǎn)品檢驗和試驗程序等；在環(huán)境管理體系中，程序文件可以包括環(huán)境因素識別與評價程序、法律法規(guī)和其他要求獲取程序、環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)和管理方案制定與實施程序、環(huán)境監(jiān)測和測量程序、不符合、糾正和預(yù)防措施控制程序等；在職業(yè)健康安全管理體系中，程序文件可以包括危險源辨識、風(fēng)險評價和控制措施確定程序、法律法規(guī)和其他要求獲取程序、職業(yè)健康安全目標(biāo)和管理方案制定與實施程序、運行控制程序、應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序、績效測量和監(jiān)視程序等 。

制定作業(yè)指導(dǎo)書和相關(guān)記錄表格。作業(yè)指導(dǎo)書是針對具體的操作崗位或工作任務(wù)編寫的詳細(xì)指導(dǎo)文件，它規(guī)定了操作步驟、方法、要求和注意事項等，確保員工能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作。記錄表格則用于記錄管理活動的過程和結(jié)果，為管理體系的運行和改進(jìn)提供證據(jù)。例如，在生產(chǎn)過程中，作業(yè)指導(dǎo)書可以規(guī)定設(shè)備的操作規(guī)程、產(chǎn)品的加工工藝和質(zhì)量要求等，記錄表格可以包括生產(chǎn)記錄、檢驗記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等 。

（三）體系運行

完成體系文件編制后，企業(yè)要按照新建立的管理體系進(jìn)行試運行，試運行時間一般為 3 - 6 個月。在試運行期間，各部門和崗位要嚴(yán)格按照體系文件的要求開展工作，確保各項管理活動得到有效實施 。

在體系運行過程中，要做好相關(guān)記錄，包括質(zhì)量記錄、環(huán)境記錄、職業(yè)健康安全記錄等。這些記錄是管理體系運行的客觀證據(jù)，能夠反映體系的運行情況和效果。例如，質(zhì)量記錄可以包括原材料檢驗報告、產(chǎn)品檢驗報告、不合格品處理記錄、客戶投訴處理記錄等；環(huán)境記錄可以包括環(huán)境監(jiān)測報告、能源消耗記錄、廢棄物處理記錄等；職業(yè)健康安全記錄可以包括安全檢查記錄、事故調(diào)查報告、員工培訓(xùn)記錄等 。

定期對體系運行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。可以通過內(nèi)部審核、管理評審、日常監(jiān)督檢查等方式，對體系的運行有效性、適宜性和符合性進(jìn)行評價。例如，內(nèi)部審核可以按照規(guī)定的時間間隔進(jìn)行，由經(jīng)過培訓(xùn)的內(nèi)審員對各部門的管理活動進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合項及時開具不符合報告，要求責(zé)任部門進(jìn)行整改；管理評審則由企業(yè)的最高管理者主持，定期對管理體系的整體運行情況進(jìn)行評價，提出改進(jìn)的方向和措施 。