做好日常文件的傳遞與處理

組織的各類文件，是貫徹決策層指示的重要工具，是指導和商洽工作，請示和答復問題以及溝通情況的重要手段。做好文件處理工作，對于保證組織高效、規范運作具有重要意義。

秘書人員應嚴格按照“準確、及時、保密”的文件處理的基本原則，以實事求是、忠誠正派、認真負責的工作態度和工作作風，切實認真地做好文件傳遞和處理工作，努力克服工作中可能出現的形式主義、文牘主義和情緒化偏向，保證文件處理的效果和質量。

在文件處理工作中，秘書人員應以專業的素養，認真按照國家行政機關公文處理的有關規定、規范和辦法完成文件處理工作。重點做好文件的起草、校核和呈批；文件的簽收、登記、分發和傳遞；文件的批抄、注辦、擬辦和催辦；文件的傳閱、清退、立卷、歸檔和銷毀等一系列工作。在文件傳遞和處理過程中，秘書人員必須嚴格遵守保密制度，嚴守組織機密，做到不該看的不看，不該聽的不聽，不該傳的不傳，盡力避免不慎泄密導致組織遭受損失。

溝通信息   協調關系

秘書人員身處領導者和部門之間，是領導者和部門之間的關系紐帶和信息渠道。秘書人員應以認真負責的態度和兢兢業業的敬業精神，大興調查研究之風，廣泛搜集各方面的信息和情報，及時準確地為領導者提供可行、可靠的信息資源和參考資料。秘書人員除做好日常工作以外，還須花大量時間和精力做好信息開發和整理工作，深入組織內外和各項業務中了解和掌握形勢、動態、工作進展情況、部門之間工作關系變化和矛盾沖突、業務拓展及新項目開發運行狀況、行業政策變化和發展走勢、人員心態和對組織的認知認同程度、組織文化滲透和團隊精神面貌等方面的情況。作為企業秘書人員，還應以開放的心態，將目光投向本企業之外，了解同行企業業務拓展情況和發展態勢，捕捉同行業領先企業的經營管理和技術創新動向，并就當前和未來國內乃至國際政治、經濟、文化和企業經營管理最新成果予以密切的關注和研究思考，通過《工作簡報》、《情況通報》或《管理動態》等書面形式，廣泛搜集各方面的信息，并有針對性的加以整理成冊，定期或不定期地向領導者匯報，當好領導者的“耳目”和“情報站”。

協調好領導者與領導者之間、領導者與部門之間的工作關系，交換意見、化解矛盾、增進了解、融洽關系、疏導工作，是秘書人員的另一項重要任務。正確處理好上述三者之間的關系，不僅可免除領導者在工作中的許多困擾，同時可化解工作中一些常見的矛盾和沖突。秘書工作自身的特點，使其能夠發揮連領導者本人有時也不能替代的作用，而這種作用正是領導工作中不能缺少的潤滑劑。協調處理工作關系，必須堅持實事求是的原則，力戒弄虛作假、陽奉陰違、謊報軍情、從中作亂的不良作風，一切從組織利益出發，從企業利益出發，正確處理長遠利益與眼前利益、全局利益與局部利益、組織利益與個人利益之間的關系，堅持立場，恪守原則，以嚴謹細致的工作作風和“上善若水”的工作藝術，處理一切問題，化解一切矛盾，增進協作，做好工作。